Εργασία από απόσταση: Πώς γίνεται σωστά

Ψηφιακά εργαλεία για διαχείριση έργων

Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο οργάνωσης έργων για να μπορεί ο καθένας να καταγράφει την πρόοδο των εργασιών του. Παράλληλα, μπορούν όλοι να παρακολουθούν τα χρονοδιαγράμματα του κάθε έργου.

Προτιμήστε μια online υπηρεσία, ώστε να μην είναι απαραίτητη η εγκατάσταση λογισμικού σε υπολογιστές εκτός γραφείου. Τέτοιες υπηρεσίες είναι:

• Asana
• Basecamp
• Monday
• Trello
• Casual

Πρόσβαση μέσω διαδικτύου

Βεβαιωθείτε ότι κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να έχει πρόσβαση μέσω διαδικτύου στα αρχεία και τους πόρους της εταιρείας που είναι απαραίτητα για την εργασία του.

Ζητήστε από το τμήμα πληροφορικής να ρυθμίσει τις άδειες πρόσβασης, ώστε να τηρούνται τα απαιτούμενα μέτρα ασφαλείας. Εκπαιδεύστε το προσωπικό στη χρήση online εργαλείων παραγωγικότητας, όπως η σουίτα εφαρμογών Microsoft 365 (το γνωστό σε όλους Office).

Φροντίστε ώστε τα αρχεία της εταιρείας να είναι αποθηκευμένα στο cloud ή σε έναν εταιρικό server με δυνατότητα απομακρυσμένης πρόσβασης. Στείλτε αναλυτικές οδηγίες σε όλους για τις κινήσεις που είναι απαραίτητο να κάνουν για να συνδεθούν.

Δείτε αναλυτικά εργαλεία συνεργασίας online που μπορείτε να χρησιμοποιείτε για εργασία από απόσταση. 

Επιπλέον, το τεχνολογικό hub Found.ation μοιράζεται την τεχνογνωσία του σε online workshop για τις βέλτιστες πρακτικές εργασίας από απόσταση.

Απαραίτητος εξοπλισμός

Για να πραγματοποιήσετε μια τηλεδιάσκεψη μέσω διαδικτύου, όλα τα μέλη της ομάδας πρέπει να διαθέτουν:

• Υψηλής ταχύτητας σύνδεση στο διαδίκτυο (είτε σταθερή γραμμή είτε μέσω δικτύων κινητής τηλεφωνίας).
• Κάμερα, είτε ενσωματωμένη στη συσκευή τους είτε διακριτή webcam.
• Μικρόφωνο, συνήθως εγκατεστημένο στη συσκευή ή στην κάμερα.
• Ακουστικά (προαιρετικά).

Εικονικές αίθουσες τηλεδιάσκεψης

Υπάρχουν εξαιρετικές επιλογές online υπηρεσιών που σας παρέχουν εικονικές αίθουσες τηλεδιάσκεψης για να τις χρησιμοποιήσετε για τις ανάγκες επικοινωνίας με την ομάδα σας. Προσφέρονται είτε με μια μηνιαία συνδρομή είτε και δωρεάν (μέχρι έναν αριθμό συμμετεχόντων).

Μάλιστα, αρκετές από αυτές λειτουργούν απλά μέσω browser και δεν απαιτούν εγκατάσταση λογισμικού. Μερικές από αυτές είναι:

• Skype for Business
• Cisco Jabber
• Microsoft Teams

Κάθε ομάδα εργασίας μπορεί να έχει τη δική της ξεχωριστή αίθουσα, ώστε να είναι πιο εύκολος ο προγραμματισμός των συναντήσεων.

Κανόνες καλής συμπεριφοράς

Κι όμως, και η διαδικτυακή επικοινωνία έχει τους δικούς της κανόνες. Στις βιντεοκλήσεις, οι κανόνες καλής συμπεριφοράς επιβάλλουν:

1. Να συνδέονται όλοι στην ώρα τους (ο διοργανωτής 5 λεπτά νωρίτερα).
2. Να μη μιλούν όλοι μαζί.
3. Να βάζουν το μικρόφωνό τους σε σίγαση όταν δεν έχουν τον λόγο, ώστε να μην ακούγεται ο περιφερειακός θόρυβος από τον χώρο όπου βρίσκονται.

Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να έχουν κοντά τους όσα χρειάζονται (σημειωματάριο, εταιρικά έγγραφα κ.λπ.) και να θέσουν το κινητό τους σε σίγαση κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης.

Αποτελεσματικές ψηφιακές συναντήσεις

Όπως και στις συναντήσεις που πραγματοποιούνται από κοντά, ενημερώστε τους συμμετέχοντες για τη διεξαγωγή της συνάντησης τουλάχιστον μερικές ώρες νωρίτερα.

Μαζί με την ηλεκτρονική πρόσκληση που θα τους στείλτε, φροντίστε να έχουν από πριν τη θεματολογία συζήτησης και τυχόν συνοδευτικό υλικό.

Το ημερήσιο πλάνο

Με τη βοήθεια υπηρεσιών διαχείρισης έργου, όπως αυτές που περιγράφηκαν παραπάνω, ο επικεφαλής κάθε ομάδας πρέπει να γνωρίζει με τι ασχολείται το κάθε μέλος.

Ωστόσο, όταν όλοι εργάζονται από διαφορετικούς χώρους, είναι συχνά εύκολο να δημιουργηθούν κενά στην ενημέρωση.

Ο επικεφαλής πρέπει να επικοινωνεί στην αρχή της ημέρας με τους συντονιστές των επιμέρους ομάδων ή ξεχωριστά με τα μέλη μιας μικρής ομάδας. Ο σκοπός αυτής της επικοινωνίας είναι να ξεκαθαρίζει τους στόχους και να ενημερώνεται για την πρόοδο που σημειώθηκε την προηγούμενη ημέρα.

Τήρηση ωραρίου

Εργασία από απόσταση πολλές φορές σημαίνει εργασία από το σπίτι. Συχνά είναι εύκολο να εργαστεί κάποιος περισσότερες ώρες, επειδή βρίσκεται στο οικείο περιβάλλον του και έχει γλιτώσει τις ώρες μετακίνησης από και προς τη δουλειά του.

Φροντίστε οι επικοινωνίες σας με την ομάδα να μη γίνονται μετά από τη συνήθη ώρα λήξης του ωραρίου εργασίας. Σεβαστείτε επίσης τις ώρες κοινής ησυχίας, κατά τις οποίες δεν πρέπει να στέλνετε ειδοποιήσεις στους εργαζομένους.

Σε κάθε εταιρικό περιβάλλον ο χρόνος περνά ευχάριστα και δημιουργικά όταν οι άνθρωποι αλληλεπιδρούν και συνεργάζονται μεταξύ τους.

Όταν, όμως, ο καθένας εργάζεται από διαφορετικό χώρο, υπάρχει ο κίνδυνος να δημιουργηθεί συναισθηματική αποστασιοποίηση και να χαλάσει η διάθεση.

Ομαδικές δραστηριότητες

Προγραμματίστε μία ή περισσότερες ομαδικές δραστηριότητες την εβδομάδα για να διατηρήσετε το συναδελφικό κλίμα ανάμεσα στα μέλη της ομάδας. Μερικές ιδέες για ομαδικές δραστηριότητες είναι:

• Δείξτε τον χώρο εργασίας σας – κάθε μέλος στέλνει μια φωτογραφία ή δείχνει με βίντεο τον χώρο που αποτελεί το προσωρινό γραφείο του.
• Το soundtrack της ημέρας – κάθε μέλος μοιράζεται εκ περιτροπής μια λίστα αναπαραγωγής (από YouTube, Spotify κ.λπ.) με την αγαπημένη του μουσική, στο ξεκίνημα κάθε μέρας.
• Online μαθήματα – Παρακολουθήστε με όλη την ομάδα ένα online σεμινάριο σε αντικείμενο σχετικό με την εργασία σας. Μοιραστείτε τα σχόλιά σας μέσω βίντεο ή chat.
• Λέσχη βιβλίου – Όλοι έχουν διαβάσει πολύ γύρω από το αντικείμενο που τους ενδιαφέρει. Ζητήστε από τον καθένα να πει δυο λόγια για το βιβλίο που θεωρεί πιο σημαντικό (μπορεί να είναι σχετικό με το αντικείμενο εργασίας της ομάδας).

Ενίσχυση δεσμών ομάδας (team bonding)

Δοκιμάστε επίσης μια δραστηριότητα που θα φέρει πιο κοντά τα μέλη της ομάδας και θα ενισχύσει τους δεσμούς μεταξύ τους.

Μια καλή ιδέα είναι να ζητήσετε από όλους να μοιραστούν μια αστεία περιπέτεια από τις διακοπές τους ή να δείξουν μια φωτογραφία από το παρελθόν τους και να διηγηθούν την ιστορία που κρύβεται πίσω από αυτήν.

Ιδανική ώρα γι’ αυτό είναι το απόγευμα της Παρασκευής, ώστε να έχουν όλοι τελειώσει τη δουλειά τους.

Ισορροπία ζωής-εργασίας

Παρακινήστε τους εργαζομένους σας να φροντίζουν τον εαυτό τους για να παραμένουν ευδιάθετοι και υγιείς.

Μοιραστείτε μαζί τους συμβουλές ευεξίας και προγράμματα γυμναστικής στο σπίτι.

Και γιατί όχι, δώστε το καλό παράδειγμα πρώτοι!

• Συμβουλές για την ασφαλή εργασία από το σπίτι από το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης και τη Γενική Γραμματεία Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων.
• Στρατηγικές για ψυχολογική υποστήριξη της απομακρυσμένης ομάδας εργασίας.
• Συμβουλές διαχείρισης απομακρυσμένων ομάδων εργασίας για manager (στα Αγγλικά).