Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στο Δημόσιο

Κύρια πλεονεκτήματα

Ασφάλεια και διαφάνεια συναλλαγών: Μπορείτε να αποστέλλετε ηλεκτρονικά τα τιμολόγιά σας, με ασφάλεια μέσα από το εγκεκριμένο δημόσιο δίκτυο δεδομένων (PEPPOL) και πιστοποιημένους παρόχους ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων.
Βελτίωση επιχειρησιακών διαδικασιών: Με την ηλεκτρονική τιμολόγηση βελτιώνετε τις διαδικασίες της επιχείρησής σας και τον τρόπο επικοινωνίας με τους συνεργάτες σας. Παράλληλα, αποφεύγετε σφάλματα που συχνά εμφανίζονται στο παραδοσιακό μοντέλο τιμολόγησης.
Μείωση διαχειριστικού κόστους: Η έναρξη ηλεκτρονικής τιμολόγησης με το Δημόσιο σας βοηθάει να μειώσετε σημαντικά τα λειτουργικά έξοδά σας, καθώς δεν χρειάζεται να εκτυπώνετε και να αποστέλλετε έντυπα παραστατικά. Επιπλέον, απαλλάσσεστε από περιπτώσεις αδυναμίας παραλαβής ή απώλειας παραστατικών από την πλευρά του Δημοσίου.
Κατάσταση επεξεργασίας τιμολογίου: Με τη νέα διαδικασία διαβίβασης τιμολογίων ενημερώνεστε άμεσα για την κατάσταση επεξεργασίας του παραστατικού σας από την αρμόδια αναθέτουσα αρχή.
Βελτίωση χρηματοοικονομικών αποτελεσμάτων: Το Δημόσιο επεξεργάζεται πιο γρήγορα τα τιμολόγιά σας. Τα τιμολόγιά σας αποπληρώνονται έγκαιρα και έχετε καλύτερη εικόνα των οικονομικών της επιχείρησής σας.

Προσαρμογή επιχειρησιακής διαδικασίας

Χρειάζεται να προσαρμόσετε την επιχείρησή σας στη νέα διαδικασία και να ενημερώσετε τα αρμόδια στελέχη σας, ώστε να την εφαρμόσουν.

Επικοινωνία προμηθευτή με την αναθέτουσα αρχή

Επικοινωνήστε με τον συνεργάτη σας (αναθέτουσα αρχή του Δημοσίου) και γνωστοποιήστε του την πρόθεσή σας για την έναρξη ηλεκτρονικής τιμολόγησης, όπως προβλέπουν οι Κοινές Υπουργικές Αποφάσεις (ΚΥΑ) 98979/10.8.2021 (Β.3766) και 63446/31,5.2021 (Β. 2338).

Ενημέρωση στελεχών προμηθευτή

Τα τιμολόγια για τις συναλλαγές σας με την αναθέτουσα αρχή θα αποστέλλονται πλέον μόνο ηλεκτρονικά. Ενημερώστε το τμήμα της επιχείρησής σας που διαχειρίζεται τη διαδικασία της τιμολόγησης (πχ. Λογιστήριο, Τμήμα Πωλήσεων, Εξυπηρέτηση Πελατών) ότι δεν χρειάζεται να εκτυπώνετε και να στέλνετε σε έντυπη μορφή τα συγκεκριμένα τιμολόγια.

Παράλληλα, μπορείτε να ενημερώνεστε για την κατάσταση επεξεργασίας τους από την αρμόδια αναθέτουσα αρχή.

Προσαρμογή πληροφοριακών συστημάτων

Για μπορέσετε να εκδώσετε ηλεκτρονικά τα τιμολόγιά σας προς το Δημόσιο, χρειάζεται να ενημερώσετε το πληροφοριακό σύστημά σας.

Ενημέρωση πληροφοριακού συστήματος προμηθευτή

Ενημερώστε τα πληροφοριακά συστήματα της επιχείρησής σας με όλες τις βασικές πληροφορίες που χρειάζεται να αναφέρονται στα τιμολόγιά σας, ώστε να θεωρούνται έγκυρα και πλήρη στις συναλλαγές σας με το Δημόσιο (π.χ. κωδ. ΑΔΑΜ. κωδ. αναθέτουσας αρχής, κωδ. CPV κ.ά.).

Ενεργοποιήστε το μηχανισμό ενημέρωσης του συστήματός σας, για να μπορείτε να λαμβάνετε την κατάσταση επεξεργασίας των παραστατικών σας από την αρμόδια αναθέτουσα αρχή.

Ενεργοποίηση προμηθευτή στο δίκτυο PEPPOL

Ενεργοποιήστε τον οργανισμό σας στο δίκτυο PEPPOL σε συνεργασία με τον πάροχο της επιλογής σας.

Έτσι, μπορείτε να διαβιβάζετε τα τιμολόγιά σας στο Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Μεταρρύθμισης για επεξεργασία από την αρμόδια αναθέτουσα αρχή.

Ηλεκτρονική έκδοση τιμολογίων

Χρειάζεται να ακολουθήσετε διαφορετική διαδικασία για την έκδοση τιμολογίων, ανάλογα με την κατηγορία προμηθευτή που ανήκετε.

Έλληνες προμηθευτές

Εάν εκδίδετε ηλεκτρονικά παραστατικά και ενημερώνετε την ψηφιακή πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ μέσα από πιστοποιημένο πάροχο, μπορείτε να ξεκινήσετε την ηλεκτρονική τιμολόγηση με το Δημόσιο.

Στέλνετε τα τιμολόγιά σας στη μορφή του Εθνικού Μορφότυπου στο Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Μεταρρύθμισης για επεξεργασία από την αρμόδια αναθέτουσα αρχή, μέσα από το δίκτυο PEPPOL και τον πάροχο της επιλογής σας.

Επικοινωνήστε με τον πάροχό σας, για να σας εξηγήσει τα επόμενα βήματα της υλοποίησης.

Εάν ενημερώνετε την ψηφιακή πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ απευθείας μέσα από την εμπορική εφαρμογή σας (ERP), πρέπει να συμπληρώσετε την υλοποίηση που έχετε ήδη στα ηλεκτρονικά βιβλία (myDATA) σε συνεργασία με πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων.

Έτσι, μπορείτε να στέλνετε τα τιμολόγιά σας στη μορφή του Εθνικού Μορφότυπου στο Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Μεταρρύθμισης για επεξεργασία από την αρμόδια αναθέτουσα αρχή, μέσα από το δίκτυο PEPPOL.

Εάν δεν ενημερώνετε την ψηφιακή πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ, καλό είναι να συνεργαστείτε με κάποιον πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων. Θα σας ενημερώσει για την έναρξη ηλεκτρονικής τιμολόγησης με το Δημόσιο.

Προμηθευτές εξωτερικού

Εάν δεν έχετε ελληνικό ΑΦΜ, αλλά έχετε υποχρέωση να ορίσετε φορολογικό αντιπρόσωπο στην Ελλάδα.

Μπορείτε να στέλνετε τα τιμολόγιά σας στη μορφή του Εθνικού Μορφότυπου στο Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Μεταρρύθμισης για επεξεργασία από την αρμόδια αναθέτουσα αρχή, μέσα από το δίκτυο PEPPOL και τον πάροχο της επιλογής σας.

Επικοινωνήστε με τον πάροχό σας, για να σας κατευθύνει σχετικά με τα επόμενα βήματα της υλοποίησης.

Εάν δεν χρειάζεται να ενημερώνετε την ψηφιακή πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ, μπορείτε να στέλνετε τα τιμολόγιά σας στη μορφή του Εθνικού Μορφότυπου μέσα από το δίκτυο PEPPOL.

Ηλεκτρονική παραλαβή τιμολογίων από την αναθέτουσα αρχή

Οι αρμόδιες αναθέτουσες αρχές παραλαμβάνουν τα Ηλεκτρονικά Τιμολόγια με δύο τρόπους:

Ηλεκτρονικές διεπαφές (web services):
Εάν η αναθέτουσα αρχή διαθέτει πληροφοριακό σύστημα, διασυνδεδεμένο με το ΚΕΔ μέσα από ηλεκτρονικές διεπαφές, τα τιμολόγιά σας λαμβάνονται αυτοματοποιημένα από το ΚΕΔ.
Εφαρμογή Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Τιμολογίου (ΕΔΗΤ):
Εάν η αναθέτουσα αρχή δεν διαθέτει πληροφοριακό σύστημα ή διαθέτει σύστημα που είτε δεν είναι διασυνδεδεμένο με το ΚΕΔ είτε υπάρχει προσωρινή τεχνική αδυναμία λειτουργίας του, η παραλαβή των τιμολογίων σας γίνεται μέσω της Εφαρμογής Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Τιμολογίου (ΕΔΗΤ), που έχει αναπτυχθεί γι’ αυτόν τον σκοπό από τη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΓΠΣΔΔ).

Δείτε πώς χρησιμοποιείτε την ΕΔΗΤ.

Χρήσιμες πληροφορίες και ορισμοί

Nέα συστήματα, πρότυπα και διαδικασίες σε σχέση με την ηλεκτρονική τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις:

Ηλεκτρονικό τιμολόγιο: Το τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, διαβιβαστεί και παραληφθεί σε διαρθρωμένη ηλεκτρονική μορφή, που επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του.
Ευρωπαϊκός Μορφότυπος: Το ευρωπαϊκό πρότυπο έκδοσης Ηλεκτρονικών Τιμολογίων, όπως ορίζεται στην περ. 12 του άρθρου 149 του ν. 4601/2019.
Εθνικός Μορφότυπος: Το περιεχόμενο και η μορφή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου, στο πλαίσιο των εταιρικών συναλλαγών, σύμφωνα με το ευρωπαϊκό πρότυπο έκδοσης Ηλεκτρονικών Τιμολογίων, όπως καθορίζεται με την απόφαση Α.1017 27/01/2020.
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online): Πανευρωπαϊκό ανοικτό τεχνολογικό πρότυπο του φορέα OpenPEPPOL, που περιλαμβάνει ένα σύνολο τεχνικών προδιαγραφών.
Εθνική Αρχή PEPPOL (PEPPOL Authority): Η Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 28 του ν. 4623/2019 (Α΄134).
Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.):
Το πληροφοριακό σύστημα της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. που έχει ως στόχο τη διασύνδεση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Δημόσιας Διοίκησης, σύμφωνα με την απόφαση υπ’ αρ. 118944 ΕΞ 2019 (Β’ 3990) του Υπουργού Επικρατείας «Λειτουργία Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης».
Εφαρμογή Διάθεσης Ηλεκτρονικών Τιμολογίων (ΕΔΗΤ) της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης: Πληροφοριακό σύστημα της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. για τη διάθεση των εισερχόμενων ηλεκτρονικών τιμολογίων στις αναθέτουσες αρχές τόσο κατά την περίοδο τεχνικής προετοιμασίας και προσαρμογής των οικείων συστημάτων όσο και σε περιπτώσεις που λόγω τεχνικής αδυναμίας δεν μπορούν να παραλάβουν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια στα οικεία πληροφοριακά τους συστήματα.
Πιστοποιημένοι πάροχοι ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων: Ιδιωτικές επιχειρήσεις που έχουν πιστοποιηθεί από το ελληνικό Δημόσιο για την παροχή υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων, σύμφωνα με τα προαπαιτούμενα του ΦΕΚ 551 Α.1035 20/02/2020.