Σημαντικά οφέλη
Με την εφαρμογή του e-Invoicing έχετε πλεονεκτήματα για την επιχείρησή σας από την πρώτη ημέρα:
- Μειώνετε το λειτουργικό κόστος, όπως κόστος εκτυπώσεων, αποθήκευσης και αρχειοθέτησης, εμφακέλωσης, ταχυδρόμησης κ.ά.
- Αυξάνετε την παραγωγικότητα και κερδίζετε χρόνο (αυτόματη ηλεκτρονική αρχειοθέτηση παραστατικών, επισύναψη σχετικών εγγράφων, εύκολη και ταχύτατη αναζήτηση των ηλεκτρονικών παραστατικών, εγγυημένη παράδοση στους πελάτες).
- Διασφαλίζετε την αυθεντικότητας και ακεραιότητα των παραστατικών με την ενημέρωση της πλατφόρμας myDATA της ΑΑΔΕ σε πραγματικό χρόνο, χωρίς να χρειάζεται άλλο μέσο (π.χ. φορολογικός μηχανισμός).
- Ενημερώνεστε αμέσως μόλις ο πελάτης παραλάβει το παραστατικό του σε αντίθεση με την παραδοσιακή μέθοδο της ταχυδρομικής αποστολής.
- Διευκολύνετε τους πελάτες σας με την απλή διαδικασία λήψης και τη δυνατότητα αυτόματης καταχώρισης στο σύστημα τους.
- Αυξάνετε το κύρος της επιχείρησής σας μέσα από την διαδικασία του ψηφιακού μετασχηματισμού.
- Συμβάλλετε στην προστασία του περιβάλλοντος, εκτυπώνετε λιγότερο και μειώνετε τη χρήση χαρτιού.
Για να υλοποιήσετε το e-Invoicing, χρειάζονται παρεμβάσεις στις διαδικασίες και τα πληροφοριακά συστήματα της επιχείρησής σας.
Εσωτερική ενημέρωση και σχεδιασμός νέας διαδικασίας
Τα στελέχη του λογιστηρίου και της οικονομικής διεύθυνσης χρειάζεται να σχεδιάσουν τη νέα διαδικασία έκδοσης και αποστολής παραστατικών.
Επιπλέον, πρέπει να ενημερωθούν για το όφελος της επιχείρησης σε σχέση με το κόστος μιας τέτοιας αλλαγής.
Ενημέρωση πελατών
Εάν σκοπεύετε να εκδίδετε παραστατικά σε ηλεκτρονική μορφή, ενημερώστε τους πελάτες σας. Ζητήστε τα email όσων επιθυμούν να λαμβάνουν ηλεκτρονικά τα τιμολόγιά τους.
Έκδοση παραστατικών
Για το e-Invoicing απαιτείται πρώτα να προσαρμόσετε τα συστήματα έκδοσης παραστατικών της επιχείρησής σας, ώστε να μπορούν να εξάγουν τα απαραίτητα δεδομένα για το τιμολόγιό σας.
Έτσι, θα πραγματοποιούν αυτόματα τη διαβίβαση του ηλεκτρονικού τιμολογίου στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ και την αποστολή του στους πελάτες σας.
Υλοποίηση ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Ο συνεργάτης που θα επιλέξετε να υλοποιήσει το e-Invoicing για την επιχείρησή σας, θα σας κατευθύνει με βάση την εμπειρία του, τις οδηγίες και τις προδιαγραφές της ΑΑΔΕ, αλλά και τις βέλτιστες πρακτικές που ισχύουν σε τέτοιου είδους επιχειρησιακούς μετασχηματισμούς.
Μπορείτε να επιλέξετε την εγκατάσταση λογισμικού στις υποδομές σας ή τη χρήση υπηρεσίας Cloud.
Διαβίβαση στην πλατφόρμα myDATA
- Δημιουργείτε το παραστατικό από το λογιστικό σύστημά σας, όπως κάνατε μέχρι σήμερα. Ταυτόχρονα, η υπηρεσία παρόχου e-Invoicing συλλέγει τα δεδομένα του παραστατικού με τον τρόπο επικοινωνίας που έχετε ορίσει.
- Η υπηρεσία του παρόχου διενεργεί τους απαραίτητους ελέγχους ταυτοποίησης του εκδότη. Ελέγχει την πληρότητας και ορθότητα των στοιχείων του παραστατικού. Δημιουργεί τη σύνοψη και το ηλεκτρονικό τιμολόγιο σύμφωνα με τον Εθνικό Μορφότυπο που έχει ορίσει η ΑΑΔΕ.
- Στη συνέχεια, διαβιβάζει τη σύνοψη του παραστατικού στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ και λαμβάνει την κατάλληλη σήμανση για την πιστοποίηση της εγκυρότητας του.
- Η σύνοψη και το ηλεκτρονικό τιμολόγιο αρχειοθετούνται αυτόματα στην υπηρεσία του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, όπου αποθηκεύονται για τουλάχιστον πέντε έτη. Οι χρήστες της εταιρείας σας θα μπορούν να αναζητήσουν και να ανακτήσουν παραστατικά με διάφορα κριτήρια.
Παράλληλα, σε πραγματικό χρόνο, η υπηρεσία ηλεκτρονικής τιμολόγησης αποστέλλει στο λογιστικό σύστημά σας όλα τα παραπάνω στοιχεία, ώστε να είναι πλήρως ενημερωμένο.
Σε αυτό το σημείο, το παραστατικό που έχετε εκδώσει θεωρείται νόμιμο και μπορείτε να το αποστείλετε ηλεκτρονικά στον πελάτη σας. Η αποστολή γίνεται αυτόματα μέσα από την αντίστοιχη υπηρεσία του παρόχου σας. Έτσι, ολοκληρώνεται ο κύκλος της ηλεκτρονικής έκδοσης και αποστολής του παραστατικού σας.
Ηλεκτρονική αποστολή στον πελάτη
Μετά την επιτυχή διαβίβαση στο myDATA, η υπηρεσία του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης της επιχείρησής σας αναγνωρίζει εάν το συγκεκριμένο παραστατικό πρέπει να σταλεί ηλεκτρονικά στον πελάτη και σε ποιον ή ποιους συγκεκριμένους παραλήπτες.
Ο πελάτης σας λαμβάνει ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα στο email του και μπορεί να κατεβάσει το παραστατικό μέσα από την υπηρεσία ηλεκτρονικής τιμολόγησης του παρόχου σας.
Η κατάσταση του παραστατικού σας αλλάζει αυτόματα σε «παραληφθέν» με την ολοκλήρωση της παραπάνω ενέργειας. Ενημερώνεστε αμέσως ποιος το παρέλαβε και πότε.
Σε περίπτωση που ο πελάτης παραλείψει να κατεβάσει το παραστατικό, λαμβάνει ειδοποιήσεις από την υπηρεσία ανά τακτά χρονικά διαστήματα. Εάν ο κύκλος ειδοποιήσεων προς τον πελάτη ολοκληρωθεί χωρίς αποτέλεσμα, λαμβάνετε αντίστοιχη ειδοποίηση.
Πριν επιλέξετε, σιγουρευτείτε ότι ο πάροχος:
- Διαθέτει, με πιστοποίηση από την ΑΑΔΕ, τις απαραίτητες υποδομές, που διασφαλίζουν την απρόσκοπτη λειτουργία της υπηρεσίας και την ασφάλεια των δεδομένων που μοιράζεστε μέσα από αυτή.
- Σάς προσφέρει ευέλικτη λύση, που δεν θα εξαρτάται από το λογιστικό σύστημα της επιχείρησης σας (π.χ. «ERP agnostic»). Έτσι, εάν κάποια στιγμή αποφασίσετε να αντικαταστήσετε το λογιστικό σύστημά σας, δεν θα χρειαστεί να υλοποιήσετε από την αρχή την ηλεκτρονική τιμολόγηση.
- Είναι πιστοποιημένος από την ΑΑΔΕ.
- Ηλεκτρονικό τιμολόγιο: Το τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, διαβιβαστεί και παραληφθεί σε διαρθρωμένη ηλεκτρονική μορφή, που επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του.
- Εθνικός Μορφότυπος: Το περιεχόμενο και η μορφή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου, στο πλαίσιο των εταιρικών συναλλαγών, σύμφωνα με το ευρωπαϊκό πρότυπο έκδοσης Ηλεκτρονικών Τιμολογίων, όπως καθορίζεται με την απόφαση Α.1017 27/01/2020 του Υπουργείου Οικονομικών.
Δείτε ποιοι είναι οι πιστοποιημένοι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων.
Διαβάστε αναλυτικά για την ηλεκτρονική πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ.
