Εργαλεία συνεργασίας online

Γραπτή επικοινωνία

Η γραπτή επικοινωνία στους χώρους εργασίας προτιμάται από την προφορική για πολλούς λόγους, π.χ.:

• Είναι πιο εύκολο να ανατρέξει ο καθένας σε μια πληροφορία που βρίσκεται αποθηκευμένη σε κάποιο κείμενο ανά πάσα στιγμή
• Περιορίζεται ο θόρυβος από τις ομιλίες στον χώρο εργασίας.

Σε ομάδες που δεν βρίσκονται όλα τα μέλη τους στον ίδιο χώρο ή εργάζονται απομακρυσμένα, τa εργαλεία γραπτής επικοινωνίας είναι πραγματικά απαραίτητα.

Δείτε αναλυτικά καλές πρακτικές για εργασία από απόσταση.

Ανταλλαγή μηνυμάτων και αρχείων

Εάν η επιχείρησή σας δεν χρησιμοποιεί κάποιο προσαρμοσμένο εργαλείο άμεσης ανταλλαγής μηνυμάτων ειδικά γι’ αυτήν, προτιμήστε υπηρεσίες που προσφέρουν περισσότερα από μια υπηρεσία ανταλλαγής μηνυμάτων.

Μια δημοφιλής υπηρεσία για συνεργασία ομάδων τα τελευταία χρόνια είναι το Slack. Εκεί μπορείτε να:

• Δημιουργείτε κανάλια επικοινωνίας ανάλογα με το θέμα συζήτησης ή το έργο. Έτσι, μπορείτε να κρατάτε την ομάδα σας ενημερωμένη και οργανωμένη.
• Ανταλλάσσετε προσωπικά μηνύματα με κάθε μέλος της ομάδας ή με ομάδες μελών. Σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση μέσα στα μηνύματα, για να βρίσκετε άμεσα και εύκολα ό,τι χρειάζεστε.
• Αναρτάτε αρχεία κάθε είδους, π.χ. αρχεία κειμένου, πολυμέσων κ.ά.

Μπορείτε να το χρησιμοποιείτε σε desktop και φορητές συσκευές με την ίδια ευκολία. Επιπλέον, μπορείτε να το διασυνδέσετε με άλλες δημοφιλείς υπηρεσίες ή εργαλεία (plug-in).

Άλλες αντίστοιχες υπηρεσίες είναι:

• Yammer – ειδικά για επιχειρήσεις που έχουν Microsoft 365
• Flock
• Flowdock

Πλατφόρμες επικοινωνίας αντί για email

Η χρήση μιας πλατφόρμας επικοινωνίας, όπως οι παραπάνω, έχει σαφή πλεονεκτήματα έναντι της επικοινωνίας μέσω email:

• Κάθε μέλος λαμβάνει ειδοποιήσεις για τις εργασίες που το αφορούν, όταν είναι απαραίτητο.
• Μειώνεται ο όγκος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνει ο καθένας, πράγμα που τον βοηθά να επικεντρωθεί στα πιο σημαντικά.
• Η επικοινωνία είναι πιο άμεση και γρήγορη.

Τηλεδιασκέψεις

Σίγουρα οι περισσότεροι είναι εξοικειωμένοι με εργαλεία επικοινωνίας όπως το Skype, που επιτρέπει κλήσεις μέσω διαδικτύου και βιντεοκλήσεις μεταξύ δύο ή περισσότερων ατόμων. Η έκδοση Skype για επιχειρήσεις είναι ειδικά σχεδιασμένη για τις ανάγκες ενός εταιρικού περιβάλλοντος, καθώς προσφέρει μεγαλύτερη ασφάλεια και έλεγχο.

Μια άλλη λύση είναι το Cisco Jabber, μια desktop εφαρμογή που είναι συμβατή και με τα λειτουργικά συστήματα Apple και Android σε κινητό. Τo Cisco Jabber διαθέτει λειτουργίες για:

• Διαδικτυακή σύσκεψη (web conference)
• Ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων
• Διαμοιρασμό επιφάνειας εργασίας (desktop sharing)

Έτσι, προσφέρει απαραίτητα εργαλεία επικοινωνίας για τη διατήρηση της παραγωγικότητας και την απρόσκοπτη συνέχιση των εργασιών της ομάδας.

Μπορείτε να δοκιμάσετε επίσης τα:

• Microsoft Teams – εάν κάνετε χρήση του Microsoft 365
• UberConference
• Join.me

Προγραμματισμός συναντήσεων

Ζητήστε από κάθε προσκεκλημένο να επιλέξει ανάμεσα στις διαθέσιμες ημερομηνίες και ώρες αυτήν που τον εξυπηρετεί, με υπηρεσίες προγραμματισμού συναντήσεων, όπως:

• Doodle
• When I Work

Αυτός είναι ένας γρήγορος και πρακτικός τρόπος να προγραμματίζετε τις συναντήσεις σας, είτε πραγματοποιούνται με τηλεδιάσκεψη είτε από κοντά.

Ορισμός ραντεβού από κάθε συσκευή

Για να βλέπετε τα ραντεβού και τις υπενθυμίσεις σας από κάθε συσκευή σας, μπορείτε να χρησιμοποιείτε online ημερολόγια, όπως:

• Google Calendar
• Calendly
• ScheduleOnce

Παρακολούθηση προόδου εργασιών

Κάθε ομάδα, μικρή ή μεγάλη, δουλεύει πιο αποτελεσματικά όταν ακολουθούνται οι χρόνοι που έχουν τεθεί.

Υπάρχουν πολλές επιλογές προγραμμάτων για διαχείριση έργου (project management), που επιτρέπουν όχι μόνο στον επικεφαλής της ομάδας αλλά και σε όλα τα μέλη της να έχουν πλήρη εικόνα για την πρόοδο των εργασιών:

• Κάθε μέλος σημειώνει την πρόοδο που κάνει στο έργο που έχει αναλάβει και ζητά τη συμβολή των υπόλοιπων μελών όπου χρειάζεται.
• Οι υπεύθυνοι κάθε έργου θέτουν εξ αρχής τα εκτιμώμενα χρονοδιαγράμματα, ώστε όλη η ομάδα να τα παρακολουθεί και να τα τηρεί.
• Η πρόοδος των εργασιών παρουσιάζεται με κατανοητά γραφήματα.
• Μια online υπηρεσία δίνει τη δυνατότητα παρακολούθησης των project από παντού, συχνά και μέσω εφαρμογών για έξυπνες φορητές συσκευές.

Πλατφόρμες διαχείρισης έργου

Το Asana είναι μια δημοφιλής υπηρεσία διαχείρισης έργου παγκοσμίως. Κάθε μέλος μπορεί να αναθέσει εργασίες και ευθύνες στα υπόλοιπα και να επιβλέπει την εξέλιξή τους.

Άλλες πλατφόρμες διαχείρισης έργου είναι:

• ProofHub
• Basecamp
• Ryver
• Wrike
• Monday

Στους πιο τεχνικούς κλάδους, όπως αυτόν των προγραμματιστών, πολύ δημοφιλές είναι το πιο απλό μεν, αλλά ισχυρό Trello.

Οι εποχές που τα μέλη μιας ομάδας εργάζονταν ασύγχρονα, περιμένοντας ο καθένας τη σειρά του για να ανοίξει και να επεξεργαστεί ένα αρχείο έχουν περάσει ανεπιστρεπτί. Πλέον, χάρη σε λύσεις που βασίζονται στο cloud, όλοι μπορούν να εργάζονται μαζί σε πραγματικό χρόνο, πιο αποτελεσματικά και πιο γρήγορα.

Εργαλεία ταυτόχρονης δημιουργίας

Χάρη στις δυνατότητες cloud του Microsoft 365, οι περισσότεροι έχουν εξοικειωθεί με τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο.

Υπάρχουν πολλά άλλα τέτοια εργαλεία:

• Η σουίτα εργαλείων Google Docs είναι λύση για ομάδες που θέλουν να εργάζονται ταυτόχρονα πάνω σε έγγραφα, λογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις κ.ά. Δεν απαιτεί εγκατάσταση και είναι συμβατή με τους τύπους αρχείων της Microsoft, ανάμεσα σε άλλους.
• Το Airtable είναι ένα πολυεργαλείο για συνεργασία πάνω σε project που απαιτούν χρήση βάσεων δεδομένων και λογιστικών φύλλων, αλλά σε μοντέρνα και εύχρηστη εκδοχή.
• Το Jira είναι δημοφιλές εργαλείο για τις ομάδες ανάπτυξης λογισμικού.

Άλλα χρήσιμα εργαλεία συνεργασίας online

• Η πρόσβαση σε πολλά online εργαλεία και υπηρεσίες γίνεται με τη χρήση κωδικών. Αντί να τους στέλνετε μέσω μηνυμάτων, μπορείτε να αξιοποιήσετε υπηρεσίες ασφαλούς αποθήκευσης και δημιουργίας κωδικών, όπως τα LastPass και KeyPass.
• Εάν η ομάδα σας εργάζεται από διαφορετικά μέρη αλλά υπάρχει η ανάγκη να επεκταθεί, ακόμη και η διαδικασία πρόσληψης μπορεί να γίνει online, χάρη σε υπηρεσίες όπως η Workable.
• Η διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας δεν είναι εύκολη υπόθεση, αλλά εργαλεία όπως το Chimp or Champ βοηθούν το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού να κατανοεί τη διάθεση του προσωπικού.
• Εάν τα μέλη της ομάδας εργάζονται σε διαφορετικές χώρες, μπορείτε να δείτε τι ώρα είναι εκεί όπου βρίσκονται πριν τους καλέσετε με τo Timezone.io.
• Υπογράφετε ψηφιακά έγγραφα, χάρη στο DocuSign.

Ιδιωτικότητα

Διαβάστε προσεκτικά την πολιτική χρήσης τους πριν ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε μια online υπηρεσία ή εφαρμογή. Ακόμη κι αν υποστηρίζονται από αξιόπιστες εταιρείες που εφαρμόζουν σύγχρονα πρωτόκολλα ασφάλειας, δεν είναι άτρωτες σε κάθε κίνδυνο του διαδικτύου.

Είναι σημαντικό να ακολουθείτε ορισμένες καλές τακτικές:

• Μην αποθηκεύετε online έγγραφα υψηλής εμπιστευτικότητας.
• Εκπαιδεύστε το προσωπικό στη χρήση των εργαλείων, ώστε να μειώσετε τις πιθανότητες λαθών.
• Ρυθμίστε σωστά τις επιλογές ιδιωτικότητας της κάθε εφαρμογής.
• Ζητήστε από τους χρήστες να δημιουργήσουν ισχυρούς κωδικούς εισόδου (password).

Συμβατότητα με λογισμικό

Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί ήδη συγκεκριμένο λογισμικό, συμβουλευτείτε το τμήμα τεχνικής υποστήριξής σας. Βεβαιωθείτε πως η online υπηρεσία είναι συμβατή με το λογισμικό που χρησιμοποιείτε.

Διαχείριση απομακρυσμένης ομάδας

Στις ομάδες που κάθε μέλος τους εργάζεται απομακρυσμένα απαιτούνται διαφορετικές τεχνικές επικοινωνίας και συνεργασίας.

Αποφύγετε τη δημιουργία συναισθηματικής απόστασης με τακτική επικοινωνία.

Δείτε αναλυτικά πώς γίνεται σωστά η εργασία από απόσταση.

• Εκπαίδευση για το Microsoft 365.
• Οδηγός χρήσης για τη σουίτα εργαλείων γραφείου της Google.
• Συμβουλές από τον οργανισμό κυβερνοασφάλειας της ΕΕ (ENISA) για την ασφαλή εργασία από το σπίτι (στα Αγγλικά).