Για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή σας στέλνει 1.000 τιμολόγια σε 1.000 πελάτες τον μήνα, πρέπει να ακολουθήσετε μια τυπική διαδικασία, όπως:
- Εκτύπωση τιμολογίου
- Εισαγωγή σε φάκελο
- Αποστολή στον πελάτη με ταχυδρομείο ή courier
- Παραλαβή και αποδοχή από τον πελάτη
Ίσως χρειαστεί να επικοινωνήσετε τηλεφωνικά με τους πελάτες σας για να σιγουρευτείτε ότι παρέλαβαν τα τιμολόγιά τους, ώστε να προχωρήσουν στην πληρωμή.
Στη συνέχεια, πρέπει να ελέγξετε το αντίγραφο κίνησης του λογαριασμού της επιχείρησης για να ενημερωθείτε για την πληρωμή. Εάν ο πελάτης δεν έχει προχωρήσει στην πληρωμή, χρειάζεται να επικοινωνήσετε ξανά μαζί του.
Αυτή η διαδικασία μπορεί να κοστίσει από 3€ έως και 7€ για κάθε τιμολόγιο. Με την έκδοση τιμολογίου σε ηλεκτρονική μορφή το κόστος μπορεί να είναι κάτω από 1€.
Εάν συνδυάσετε τη διαδικασία ηλεκτρονικής τιμολόγησης με την ηλεκτρονική πληρωμή, κερδίζετε χρόνο και μειώνετε τα έξοδα της επιχείρησής σας.
Αναπτύσσονται και εφαρμόζονται υποδομές, όπως:
- Single Euro Payments Area (SEPA): Ο ενιαίος χώρος πληρωμών σε ευρώ βασίζεται σε κανόνες εναρμονισμένους με το ευρωπαϊκό τραπεζικό περιβάλλον και σε διαδικασίες, που επιτρέπουν την πρόσβαση στους τελικούς χρήστες των πληρωμών.
- Δίκτυο πανευρωπαϊκών και εθνικών μηχανισμών πληρωμών: Η ανάπτυξή του δίνει τη δυνατότητα να προσφέρουν υπηρεσίες πληρωμών πάροχοι που δεν είναι τραπεζικά ιδρύματα.
SEPA Request-to-Pay (RTP)
Το SEPA Request-to-Pay (RTP) είναι ένα νέο πρωτόκολλο διεκπεραίωσης πληρωμής τιμολογίων ή αποδείξεων. Συλλέγει πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τα τιμολόγια που έχουν κλείσει και την πορεία της πληρωμής τους.
Επιτρέπει τη συντονισμένη επεξεργασία τιμολογίων και πληρωμών, ωστόσο δεν περιλαμβάνει τον χειρισμό της πληρωμής. Είναι ένα σύνολο μηνυμάτων που αποστέλλονται από τον εκδότη του τιμολογίου και ζητούν την πληρωμή από τους πελάτες.
To SEPA Request-to-Pay (RTP) υλοποιήθηκε από το European Payments Council (EPC) με στόχο να προωθήσει ένα ενιαίο πρότυπο στον χώρο του Electronic Ιnvoice Presentment and Payment (EIPP) και να παρέχεται ως εναλλακτικός μηχανισμός είσπραξης οφειλών από τράπεζες ή άλλους οργανισμούς.
Στην Ελλάδα, το Paygate είναι μια μορφή υλοποίησης του SEPA Request-to-Pay (RTP).
Payment integration services
Οι υπηρεσίες ολοκλήρωσης πληρωμών ενσωματώνουν στις ροές πληρωμών την ηλεκτρονική τιμολόγηση και τις υπηρεσίες παρακολούθησης συναλλαγών (π.χ. ταχύτερη συμφωνία καρτέλας προμηθευτών ή αγοραστών, αντίστοιχα υπολοίπου με πρωτοποριακές τεχνολογίες ΑΙ για αυτόματη συσχέτιση πληροφοριών).
Στην Ευρωπαϊκή Ένωση, η εφαρμογή του SEPA είναι σημαντική για την εξέλιξη των πληρωμών. Η πρωτοβουλία ολοκλήρωσης πληρωμών κάνει πιο απλές τις τραπεζικές μεταβιβάσεις σε ευρώ.
Οι τράπεζες παρέχουν πρόσβαση σε τρίτους, συνήθως μέσα από Application Programming Interfaces (APIs), που θεωρούνται ασφαλή.
Τα APIs παρέχουν λειτουργίες, όπως:
- Υπηρεσίες Εκκίνησης Πληρωμών – Payment Initiation Service Provider (PISP)
- Υπηρεσίες πληροφοριών λογαριασμού – Account Information Service Provider (AISP)
Οι Άμεσες Πληρωμές (Instant Payments) ήταν καθοριστικές για την ανάπτυξη των παρόχων. Από τη στιγμή που εταιρείες και κυβερνήσεις χρησιμοποιούν Άμεσες Πληρωμές, καλό θα ήταν η αποστολή ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου, η έναρξη πληρωμής και η συμφωνία πληρωμής να γίνονται σε πραγματικό χρόνο, 24 ώρες το 24ωρο.
Ένας πάροχος υπηρεσίων ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί πλέον να προσφέρει υπηρεσίες, όπως:
- Ενσωμάτωση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στις πληρωμές
- Βελτιστοποίηση διαδικασιών (π.χ. καρτέλα προμηθευτή /αγοραστή)
- Συγκέντρωση δεδομένων για εμβάσματα
- Ανάλυση και διαχείριση μετρητών και ρευστότητας
- Διαχείριση χρηματοδότησης
- Οδηγία (ΕΕ) 2015/2366 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης
- Κανονισμός (ΕΕ) 260/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης
- Εγχειρίδιο κανόνων για το SEPA
